Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Maler Oy – Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen asiakasrekisterin tietosuojaseloste.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Maler Oy (Y-tunnus: 0773587-8)
Joutsentie 2
84100 YLIVIESKA

www.maler.fi

2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Sampo Junttila
sampo.junttila@maler.fi
+358 (0)20 123 3700

3.REKISTERIN NIMI

Maler Oy asiakas- ja markkinointirekisteri

4.REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään asiakasrekisterin osalta myyntisopimuksessa käsittäen näytteet, tarjouksen ja tilausvahvistuksen sekä markkinointirekisterin osalta suostumukseen perustuvan perusteen pohjalta.

5.KÄYTTÖTARKOITUS

Asiakasrekisterin ja markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on asiakkaan tilausten tai mahdollisten tilaukseen johtavien etukäteistoimien arkistointi ja käsittely, tilastointi sekä asiakassuhteen kokonaisvaltainen hoitaminen. Markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on viestintä, tiedottaminen ja erilaiset kohdennetut suoramarkkinointitoimet tai muut rekisteröidyn toivomat yhteydenottotyypit. Asiakasrekisteriä käytetään myös Maler Oy:n toimintojen kehittämiseen, tilastointiin sekä raportointiin ja palvelun laadun varmistamiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa ja tavoilla.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
• Henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yrityksen nimi, y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimipistetieto, toimitusosoite ja laskutusosoite sekä laskutuksen viitetiedot
• Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista siltä osin, kuin ne saatetaan Maler Oy:n tietoon
• Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot ja lisätiedot
• IP-osoitetieto tai muu palvelun kautta saatava tunniste
• Asiakaspalautetiedot sekä asiakaspalvelun keräämät tiedot
• Yhteydenottopyynnön tiedot
• Tilaus-, laskutus-, verkkolaskutus-, ja maksutiedot yritysten osalta
• Evästeiden kautta kerättävät tiedot
• Rekisteriin sisältyvät myös tiedot rekisteröidyn tekemistä mahdollisista muista yhteydenotoista ja niiden vaiheista.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Maler Oy:n asiakasrekisteri. Sopimussuhteessa olevat yhteistyökumppanit, kuten jälleenmyyjät ja tilitoimisto, siltä osin, kuin tietolähteen tiedot ovat Maler Oy:lle kuuluvia. Julkiset verkkosivut. Ulkoiset palveluntarjoajat. Messut ja tapahtumat. Asiakaspalvelun tuottamat tiedot käytettyjen palvelujen osalta käsittäen myös ulkopuolisen järjestelmätoimittajan vakioimat tiedot ja tietojoukot. Asiakkaalta itseltään kerätyt tiedot.

8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakasrekisterin tiedot ovat Maler Oy:n sekä sopimussuhteessa olevien yhteistyökumppaneiden käytössä. Henkilötietoja ei luovuteta missään olosuhteissa toiminnan ulkopuolisille tai yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, ellei perintään tai laskutukseen liittyvä asia tai lainsäädännön velvoite sitä vaadi. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille, heidän tekemänsä yksilöidyn pyynnön osalta siinä laajuudessa, mitä pyyntö koskee. Henkilötietoja ei, ilman erillistä ja liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta merkittävää syytä, siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä asiakasrekisterin tietoja myydä missään yhteydessä.

Maler Oy luovuttaa tietoa organisaationsa ulkopuolelle vain perustellusta ja liiketoiminnan kannalta välttämättömästä syystä.
• Maler Oy:n kanssa sopimussuhteessa olevat yhteistyökumppanit siltä osin, kuin asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi sekä riittävän tilastoinnin mahdollistamiseksi on tarpeellista
• Muut juridiset tahot; niiltä osin, kuin voimassa oleva lainsäädäntö ja käytäntö vaatii
• Viranomaiset erillisellä pyynnöllä siltä osin, kuin pyyntöön on yksilöity
• Perintätoimisto siltä osin, kuin se on tarpeellista
• Tilitoimisto siltä osin, kuin taloudellisen seurannan osalta on tarpeellista

Luovutettavan tiedon osalta Maler Oy:llä on voimassa olevat ja kirjalliset sopimukset luovutuksen vastaanottavien tahojen kanssa luovutettavan tiedon asianmukaisesta käytöstä henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) perusteella.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietojen käsittelyssä Maler Oy:ssä sekä Maler Oy:n käyttämien järjestelmätoimittajien osalta noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta.

Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja ja joiden Maler Oy työnjohdollisista syistä osoittaa tehtäviä hoitamaan.
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tarvittavien teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.

Maler Oy:n henkilökuntaa ja yhteistyökumppaneiden henkilökuntaa sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus kaiken käsittelemänsä tiedon osalta.

10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA JA SÄILYTYSKRITEERIT

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt on määritelty ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tarpeellisuuden / tarpeettomuuden perusteella lakiin ja asetukseen nojaten. Yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää perustellusta syystä myös säilytysajan päättymisen jälkeen ns. todentamisen näkökulmasta. Maler Oy:n liiketoiminnassa henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus määräytyy myös lainsäädännön perusteella.

11. EVÄSTEET JA LIITÄNNÄISET

Maler Oy käyttää verkkosivuillaan evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– vierailijan IP-osoite
– vierailun ajankohta
– selatut sivut ja sivujen katseluajat
– vierailijan selain

Maler Oy:n sivuilla vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Sosiaalisen median liitännäiset
Maler Oy:n sivustoilla on linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä ns. sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebook ja Instragram yhteisöliitännäisiä). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin sivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Maler Oy:llä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä Maler Oy ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

Muut markkinoinnin liitännäiset
Maler Oy käyttää kolmannen osapuolen uudelleenmarkkinointi –evästeitä, jotka sisältävät Google AdWords, Google Analyticsin keräämiä käyttäjätietoja. Evästeiden tuomaa informaatiota käytämme mainontamme ja käyttäjäkokemuksen kehittämiseen sivustolla.

12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa Maler Oy:n ylläpitämiin rekistereihin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti henkilötunnuksella varustettuna ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle tai yrityksen viralliseen postiosoitteeseen. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona edellä kerrotussa osoitteessa. Saatavan selvityksen perusteella:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei koske tietoja, minkä säilyttämiseen kohdistuu muu lainsäädännöllinen velvoite.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus lähettämällä sähköpostia osoitteeseen sampo.junttila@maler.fi.

Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.